Dalam setiap aktivitas pekerjaan hendaknya dilakukan pencatatan. Bahasa keren kami: pengadministrasian.
Terutama untuk kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan penyelenggaraannya. Biasanya berkaitan dengan biaya. Meski tidak terbatas pada itu.
Administrasi harus tertib. Tercatat setiap waktu pelaksanaan dan mudah dalam melakukan penelusuran. Dan harus sedekat mungkin dengan pelaksanaan. Kalau bisa seketika: real time. Kalau ada jeda atau berjarak lama akan lupa. Menumpuk, malas, dan rawan kesalahan.
Tujuan administrasi adalah kegiatan terlaksana dan dapat dipertanggungjawabkan. Juga terdapat rekaman terkait suatu kegiatan.
Administrasi harus dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Jangan sampai administrasi menghambat. Ataupun sebaliknya, administrasi tidak dilakukan dengan baik.
Dalam rangka memudahkan pengadministrasian saat ini, banyak dilakukan digitalisasi. Perubahan sistem dari manual kertas, ke digital menggunakan teknologi informasi.
Apakah ketertiban dan digitalisasi ini menarik? Bagi pemeriksa (baca: Auditor) akan disambut gembira. Mudah memeriksa, mudak di lakukan cek silang, dan terstandar.
Bagi pelaksana ada tantangan untuk adopsi teknologinya. Tapi bagaimanapun kita sebagai pelaksana kegiatan dan administrasinya harus menyesuaikan, kalau tidak akan ketinggalan. Atau ditinggalkan.
Jikapun terpaksa masih manual, jangan dipersulit. Prinsipnya adalah kecukupan. Tidak kurang tapi tidak pula berlebihan, sehingga menyulitkan.
-WS-