Oleh Wiyanto Sudarsono
Ada banyak makna Administrasi. Ada lima. Dalam KBBI, Kamus Besar Bahasa Indonesia.
ad.mi.nis.tra.si
1. usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.
2. usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan.
3. kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan.
4. kegiatan kantor dan tata usaha.
5. pemerintah atau lembaga pemerintah.
Maknanya ternyata tidak seperti dugaan saya. Mungkin juga tidak seperti dugaan kita umumnya. Ada kegiatan pencatatan, penghitungan. Berkutat dengan angka dan kata.
Mungkin makna keempat yang lebih dekat dengan pemahaman kita selama ini. Yakni, kegiatan kantor dan tata usaha.
Tapi, ternyata luas sekali administrasi itu. Jika menggabungkan semua makna itu, nampaknya administrasi masuk disemua lini dan jenjang manajerial. Mulai paling dasar sampai puncak.
Administrasi Versi Kami
Kami, di pekerjaan kami, memaknai administrasi dengan makna yang agak sedikit berbeda.
ad.mi.nis.tra.si. kegiatan mencatat, melaporkan, mengumpulkan, memverifikasi, menyusun ulang, data atau laporan menurut urutan dan pola tertentu, sehingga menjadi sebuah susunan data dan informasi yang mudah dipahami dan dilakukan pemeriksaan dan perhitungan lanjutan untuk pengambilan keputusan atau hal lainnya.
Definisi itu nampaknya cukup. Sudah cukup terlalu panjang. Pusing bacanya.
Prinsip Administrasi
Kami bersama Kepala Bagian Administrasi Subsidi yang asli – – yang pertama– yaitu Bapak Pambudi, mengembangkan prinsip administrasi sebagai berikut :
1. Ada
Administrasi itu harus ada. Untuk menggambarkan pelaksanaan operasionalnya. Administrasikan apa yang kita kerjakan. Tentu menurut tata laksana dan ketentuan tertentu.
Administrasi akan membuat sebuah pekerjaan dapat dinilai. Benar atau tidak. Tepat atau menyimpang. Karena penilai tidak melihat dalam 24/7 pelaksanaan kegiatan. Bahkan penilaipun, harus melaksanakan administrasi juga.
Jika Administrasi tidak ada, kita tidak perlu bicara benar atau salah dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Karena penilaian pasti akan memvonis salah.
2. Benar
Jika administrasi sudah ada. Selanjutnya, Administrasi harus benar. Harus Benar dalam merekam kegiatan.
Benar dalam pelaksanaan administrasi. Menggunakan ketentuan dan format yang sesuai.
3. Lengkap
Lengkap dalam arti harus ada sejumlah yang dibutuhkan. Sesuai periode pencatatan. Dan lengkap dari sisi atribut pencatatan. Para pihak yang harus memvalidasi kegiatan administrasi dimaksud.
4. Mampu Telusur
Administrasi yang baik harus mampu ditelusuri baik dari hilir atau muara kegiatan. Ataupun hulu atau sumber kegiatan atau data awal.
5. Diamini
Prinsip ini mengharuskan kita, melakukan proses administrasi yang jujur. Sehingga, Administrasi mampu di periksa silang (Cross Check) dengan kegiatan administrasi lain yang berkaitan.
Sehingga administrasi kita, dapat dikonfirmasi, dapat setujui, atau diamini pihak lain.
Jika lima prinsip di atas dilakukan, Administrasi telah tepat. Dan telah siap – – percaya diri– untuk dilakukan audit. Siapapun auditornya.
Sekarang Gampang, tapi…
Pelaksanaan administrasi sekarang ini gampang. Lebih mudah dibanding masa-masa sebelumnya. Dengan bantuan teknologi informasi. Semua bisa didesain sedemikian rupa.
Lebih mudah sih, tapi mahal. Tidak selalu. Tergantung kekomplekan sistem administrasinya.
Tapi.. Semua kembali kepada manusianya. Kepada tujuan yang ingin dicapai. Mungkin itu mengapa ada seruan untuk berakhlak mulia, berintegritas, dan loyalitas (pada kebenaran).
Sebaik-baik sistem yang dibuat. Manusia tetap sebagai aktornya – – atau aktrisnya. Dan sangat bisa memanipulasinya. Tergantung niatnya.
(Wiyanto Sudarsono)
